OSTROJ vyrábí efektivněji díky službám InfoConsultingu a ERP systému IFS
Jedna z nejvýznamnějších firem v moravskoslezském regionu, společnost OSTROJ, a. s., potřebovala standardizovat, automatizovat a sjednotit procesy. Současné ERP řešení pro tyto účely nebylo vhodné a společnost se rozhodla hledat nový systém.
Po důkladném zhodnocení několika dodavatelů zvítězila ve výběrovém řízení společnost InfoConsulting Czech a systém IFS, který nabídl vysoce funkční řešení zejména v oblasti přípravy, plánování a řízení výroby i souvisejících procesů. Díky tomu nemusel OSTROJ investovat do specializovaného řešení pro výrobu (MES).
První fáze: Zmapování procesů a zpracování požadavků na nové ERP
Přechod na nové ERP rozdělil OSTROJ do pěti etap. K přípravné etapě, která předcházela výběrovému řízení, se vedení společnosti rozhodlo přizvat externí poradenskou firmu Deloitte. Výstupem bylo zmapování stávajících procesů i jejich nedostatků a zpracování zadání pro výběrové řízení ve formě funkčních a tzv. nefunkčních požadavků na nový „páteřní“ informační systém firmy.
Mezi zjištěnými nedostatky byly např.:
- nejednotná metodika zpracování podobných procesů,
- složité schvalovací procesy a velké množství papírových výstupů.
Podmínky úspěchu implementace ERP uvnitř firmy
Pro úspěšné zvládnutí implementace byla zásadní komunikace dovnitř společnosti – všichni zaměstnanci potřebovali rozumět cílům vytyčeným pro jednotlivé fáze implementace.
Další důležitou podmínkou úspěchu bylo provedení analýzy dat v dosavadním informačním systému, vyhodnocení jejich použití a správné zmapování jejich migrace (převodu) do relevantních datových polí v novém ERP systému.
Výběrové řízení na nového partnera pro implementaci ERP
S požadavky na nové ERP vypsal OSTROJ výběrové řízení. Po důkladném porovnání několika dodavatelů vyhrál InfoConsulting Czech se systémem IFS, který nabídl kvalitní řešení zejména v oblasti přípravy, plánování a řízení výroby i souvisejících procesů.
„Pro software IFS a dodavatele InfoConsulting jsme se rozhodli nejen proto, že nabízí ucelenou podporu pro naše provozní, zejména výrobní požadavky, ale i proto, že jsme hledali řešení, které podpoří budoucí rozvoj naší společnosti – například řízením materiálových toků jak ve skladovém hospodářství, tak ve výrobě nebo svým přesahem funkcí v oblasti řízení výroby, pro které jinak musí firma pořizovat specializovaný systém pro řízení výroby MES,“ uvedl Aleš Martínek, generální ředitel firmy OSTROJ.
Výzva: Migrace dat mezi původním a novým ERP
Migrace dat mezi původním a novým ERP systémem patřila k nejsložitějším úkolům. Obecně platí, že je s ní třeba během realizace implementačního projektu začít co nejdříve. Důvody jsou:
- objem dat,
- kontrola dat a „čištění“ klíčovými uživateli,
- provádění poměrně častých „opravných“ migrací jednotlivých dávek dat (např. materiálové položky, dodavatelé, zákazníci, nákupní požadavky, nákupní objednávky atd.),
- ověření schopností identifikace a získání dat z původního ERP.
Jde proto vždy o intenzivní spolupráci mezi dodavatelem zajišťujícím migraci dat a klíčovými uživateli.
Řešení: Detailní příprava na migraci dat a spuštění nového ERP
Před implementací ERP plánoval OSTROJ výrobu v Excelu. Jednou z největších výzev projektu proto bylo připravit data a procesy tak, aby v novém systému společnost viděla data v reálném čase. Druhou výzvou byla migrace dat na nový systém. Díky našim zkušenostem a skvělé spolupráci interního týmu OSTROJ jsme obojí zvládli.
Příprava na migraci dat
Před samotnou migrací dat z předchozího ERP jsme připravili migrační scénář, který definoval:
- rozsah migrovaných dat,
- zmapování a propojení architektury uložení dat ve stávajícím a novém systému,
- metodiku ověřování výsledků migrace („ruční“ ověření klíčovými uživateli vs. hromadné ověření dat pomocí kontrolních sestav).
Vyškolení uživatelů a test
Systém IFS jsme následně připravili pro nasazení a přešli jsme na školení klíčových i koncových uživatelů, které je pro úspěch implementace zásadní.
Během testu připravenosti na provoz jsme testovali zejména hlavní, tzv. end-to-end procesy, a to za účasti jak klíčových, tak koncových uživatelů systému – s průběžnou korekcí zjištěných nedostatků.
Finální migrace dat
Následovala finální migrace dat do budoucího výrobního prostředí IFS. Podstatnou část tzv. transakčních dat je možné převést do nového systému až po odstavení původního systému, které projektový tým našeho zákazníka stanovil na polovinu prosince 2021.
V původním ERP systému OSTROJ ukončil veškeré transakce, provedl inventury, omezil a přísně kontroloval jakékoliv finanční i uzávěrkové transakce – tak, aby se řízeným způsobem podařilo uzavřít všechny koncové stavy z původního systému a přenést je v podobě počátečních stavů do nového systému.
Vlastní přechod na nový systém se uskutečnil během posledních čtrnácti dnů roku 2021 – tak, aby od ledna 2022 mohl OSTROJ plně využívat nový ERP systém IFS.
Výsledek: 800 uživatelů pracuje s ERP bez výpadků
Systém IFS používá v OSTROJI téměř 800 zaměstnanců, kteří využívají podstatnou část z široké nabídky funkcí systému určených pro výrobní podniky.
Funkce IFS ERP pokrývají:
- plánování a řízení všech typů výrob v jednotlivých divizích,
- řízení nákupu a skladového hospodářství,
- řízení a kontrolu jakosti,
- správu financí a vedení účetnictví,
- přípravu kalkulací a nabídek obchodních týmů,
- kompletní řízení údržby výrobních i nevýrobních zařízení a budov a další oblasti.
ERP systém IFS výrazně zjednodušil procesy, například inventury je možné provádět průběžně, zaberou méně času a jsou přesnější. Jednu z největších změn však zažilo plánování výroby – díky informacím z výroby v reálném čase až na detail jednotlivých pracovišť má OSTROJ neustále aktuální data pro plánování a vyhodnocování výroby. Systém IFS tak v praxi ukazuje jednu ze svých dalších výhod: možnost řídit výrobu přímo z ERP, bez nutnosti implementovat MES.
Informační systém jsme uvedli do ostrého provozu v lednu 2022. Od prvního dne běží ve všech implementovaných modulech bez výpadků. S ohledem na rozsah provedené parametrizace nového systému, školení jak klíčových, tak všech ostatních uživatelů a objem i složitost dat přenášených z původního ERP do IFS jde o obrovský výkon a nesporný úspěch.
Implementovaná řešení
- IFS Sales
- IFS Projects
- IFS Financials
- IFS Engineering
- IFS Maintenance
- IFS Supply Chain
- IFS Manufacturing
- IFS Business Analytics
- IFS Quality Management
- IFS Document Management
O společnosti OSTROJ
Společnost OSTROJ, a. s., se řadí mezi významné výrobce sortimentu důlních strojů pro hlubinné dobývání uhlí a rud, dopravníkových systémů pro povrchové aplikace, speciálních mobilních bednění pro betonáž tunelů, a automatizovaných dopravních linek a širokého portfolia dalších strojírenských výrobků.