Jak probíhá implementace

Zavedení nového ERP: Jak probíhá implementace

Neexistují dva stejné implementační projekty. Zavedení ERP se bude lišit v závislosti na vašem oboru, velikosti firmy i požadavcích. To však neznamená, že by implementace měla být velkou neznámou s jedním jediným termínem – datem spuštění.

Zkušený implementační partner ERP má sestavenou metodiku, která jasně popisuje, z jakých fází se projekt skládá, co je třeba z vaší strany a co dodá on. V InfoConsulting Czech jsme převzali metodiku výrobce podnikového systému IFS Cloud. Díky ní má každý člen týmu u nás i u klienta vždy jasno v tom, v jaké části projektu se nachází a co bude následovat.

Metodika IFS

Společnost IFS připravila svou metodiku pro implementaci ERP u globálních firem, v InfoConsulting Czech jsme ji převzali a upravili pro potřeby našeho regionu. Projekt na jejím základě dělíme do pěti fází:

  1. Zahájení (Initiate)
  2. Potvrzení prototypu (Confirm Prototype)
  3. Výstavba řešení (Establish Solution)
  4. Implementace (Implementation)
  5. Go live
Obrázek1

Zahájení

Zahájení projektu trvá cca měsíc. Během něj:

  • připravíme technickou infrastrukturu a projektové záležitosti,
  • definujeme očekávání pro jednotlivé fáze projektu,
  • jmenujeme projektové týmy na obou stranách,
  • nastavíme formu a frekvenci komunikace,
  • určíme role a jejich zodpovědnosti,
  • potvrzujeme si end-to-end procesy.

Výstupem je dopodrobna popsaný projekt, role na něm a připravená infrastruktura.

Potvrzení prototypu

V této fázi naši konzultanti sestavují společně s klíčovými uživateli prototypové řešení end-to-end procesů (typicky hlavní hodnototvorné procesy zákazníka – od požadavku až po jeho uspokojení). V maximální možné míře se snažíme využít standardní procesy připravené v ERP, které následně přizpůsobujeme, pokud je to potřeba.

Během jednotlivých workshopů konzultanti spolu s klíčovými uživateli identifikují nezbytné úpravy či přizpůsobení systému. Ty dělíme do 4 kategorií a souhrnně označujeme jako CRIM objekty:

  1. Configurations/Konfigurace – přizpůsobení dosažitelná konfiguračními nástroji systému bez nutnosti zásahu do zdrojového kódu
  2. Reports/Reporty – reporty a tiskové layouty vytvářené v různých nástrojích systému
  3. Integrations/Integrace – napojení na další systémy, které podnik používá
  4. Modifications/Modifikace – přizpůsobení systému rozšířením zdrojového kódu
Obrázek3

Z dlouhodobého hlediska následného rozvoje a údržby doporučují výrobci ERP řešení i my provádět modifikace pouze po důkladném uvážení tam, kde přínos výrazně převýší náklady a energii, které může úprava znamenat pro budoucí rozvoj či aktualizace.

Pro všechna přizpůsobení pak platí, že pro ně v rámci projektové metodiky společně s klientem stanovíme proces schvalování a realizace tak, aby bylo jakékoli přizpůsobení pod kontrolou a dokumentované.

Samozřejmě i ostatní dodavatelé začínají projekt nějakou analytickou fází. Ale pro mnoho konzultačních firem jsou jejich výstupem popisy procesů, specifikace a blueprinty. U nás je to však prototyp přímo v systému IFS.

Během sestavování prototypu nastavujeme procesy v testovacím prostředí ERP systému IFS. Ve speciálním nástroji, který obsahuje kompletní funkcionalitu IFS, pak rovnou zakreslujeme procesní mapy. Díky tomu si můžete vše jednoduše prohlédnout a otestovat, a jak vidíte na obrázku, je taková mapa mnohem přehlednější než detailní popis slovy.

Výstavba řešení

Po odsouhlasení prototypu je na řadě příprava celého ERP – konfigurační úpravy, řešení integrací a případně programování modifikací. I zde najdete rozdíly mezi konzultačními společnostmi. Některé budou v tichosti týdny pracovat a pak za vámi přijdou s ohromným balíkem funkcí k odsouhlasení. V InfoConsulting Czech jdeme u vybraných úprav cestou agilního vývoje.

Ten má největší smysl, pokud je váš požadavek na úpravu velmi obtížné nebo nereálné definovat. Agilní vývoj je v tomto případě mnohem rychlejší než klasický způsob, kde bychom dávali dohromady specifikace, pak několik týdnů vyvíjeli a nakonec zjistili, že výsledek neodpovídá vašim představám. Raději společně definujeme cíl a snažíme se najít cestu, jak ho technicky splnit v rámci domluveného času a rozpočtu. Každý týden pak na sprintech společně řešíme výstupy a priority.

Testování a školení

Jakmile máme vše připravené, přichází školení a testování jednotlivých procesů s klíčovými uživateli. Každý klíčový uživatel má při testování k ruce konzultanta ze své oblasti (např. finance, výroba, logistika), který testy řídí. Speciální nástroj – test tracker – nám pak umožňuje získat přehled o výsledcích testování a dává nám podklad pro doladění ERP.

Jakmile je testování a školení hotové, je na řadě akceptační test. Při něm klíčoví uživatelé vezmou typickou zakázku a realizují ji v systému od začátku do konce (tedy ověřují celý end-to-end proces). Cílem je ujistit se, že klíčoví uživatelé si osvojili práci se systémem, mají k dispozici potřebné vzorky dat a ERP funguje tak, jak má.

Implementace

Pojďme se podívat, kde na začátku této fáze jsme. Je připravená infrastruktura, je hotový prototyp, klíčoví uživatelé ERP otestovali a proškolili se v něm. Nastává fáze možná nejtěžší: zavést systém do celé firmy.

Nyní velmi uvítáte svou přípravu na celý projekt, především z hlediska řízení změn. Nastává totiž období, kdy se všichni ve firmě musejí s novým ERP naučit zacházet, což s sebou často přináší obavy ze změny. Vaši klíčoví uživatelé mají nyní další zásadní roli – proškolit ostatní kolegy a vysvětlit jim přínos nových procesů.

Tato fáze končí testem připravenosti, který probíhá podle stejného scénáře jako akceptační test, ale vykonávají ho zástupci koncových uživatelů na cílové infrastruktuře a se všemi nastaveními, se kterými bude fungovat produkční prostředí. Pak nezbývá než se připravit na den D – spuštění ERP do ostrého provozu.

Go live

Před go live sestavuje tým zákazníka společně s námi tzv. cutover plan čili podrobný plán přechodu na nový systém, který obsahuje všechny aktivity a zodpovědnosti, které je třeba ohlídat v průběhu ostrého přechodu na nový systém.

Firmy nejčastěji plánují spuštění nového ERP na přelom měsíce nebo roku, což je naprosto přirozené nejen z psychologického pohledu. Své výhody to má i například při auditu a dohledávání dat. Obecně doporučujeme přechod na nové ERP plánovat na nejméně vytížené období roku.

Po spuštění do ostrého provozu je náš implementační tým ještě obvykle tři měsíce v intenzivním kontaktu s klientem. Řešíme, jestli nejsou potíže nebo nové požadavky a vše běží, jak má. Poté přechází péče o uživatele na naše oddělení zákaznické podpory a ERP se stává běžnou součástí života našich klientů.

Co dál?

„Metodika IFS nám pomáhá vnést do implementace ERP transparentnost a minimalizovat obavy z neúspěchu. Zavedení nového ERP je však spoluprací. Naší úlohou není jen implementovat systém, ale také předat know-how a zkušenosti. Potvrzuje se to i v praxi – máme mnoho klientů, kteří si na uživatelské úrovni vytvářejí dodatečné funkcionality a sami si ERP dál rozvíjejí.“

Zjistěte, co dalšího ovlivňuje úspěch zavedení
nového ERP v průmyslu a jak se na projekt připravit.
Stáhněte si náš e-book.

Chci tipy pro úspěšné zavedení ERP