I když si na zavedení ERP přizvete zkušené implementační partnery, neudělají za vás vše. Před samotnou implementací vás proto čeká několik „domácích úkolů“, které je dobré splnit v zájmu maximalizace budoucího přínosu ERP řešení. 

Pouze vy totiž znáte svou firmu do detailu – víte, jak to v ní chodí, co potřebuje, co ji trápí. Je to váš denní chleba. Oproti tomu implementační partner zná podrobně daný systém a způsob, jakým podporuje jednotlivé firemní procesy.

Implementace ERP pak v ideálním případě probíhá na základě expertních znalostí obou týmů – interního i externího, které tvoří základ nového řešení. V novém informačním systému díky tomu můžete využít maximum standardních funkcionalit, které efektivně podporují fungování podniku, a zároveň minimalizovat náklady.

Zmíněné „domácí úkoly“ směřují zejména k tomu, abyste si s budoucím implementačním partnerem dobře porozuměli a měli pro něj správné informace pro tvorbu nabídky, návrh řešení a řízení projektu. Pojďme se proto podívat, na co myslet ještě před začátkem implementace.

Interní implementační tým

Bez dobrého interního týmu nemá ERP projekt šanci dopadnout dobře, a to bez ohledu na to, jak dobrý bude tým implementačního partnera. Tento tým by měl zahrnovat minimálně projektového manažera a klíčové uživatele. V závislosti na velikosti projektu může být užitečné uvažovat také o dalších rolích v interním týmu, např. business architect nebo člověk zodpovědný za řízení interních změn. Případně můžete uvažovat nad hierarchií v týmech klíčových uživatelů.

Klíčoví uživatelé jsou těmi, kteří budou s vybraným dodavatelem úzce spolupracovat během celé implementace, testovat systém a upřesňovat zadání a procesy. Už z toho vyplývá, že ideálními kandidáty nejsou vrcholoví manažeři, kteří jsou jednak zaneprázdnění, a jednak mají za úkol mít spíš nadhled. Vybírejte proto kolegy z řad středního managementu, vedoucích apod., kteří mají detailní vhled do procesů i kompetence na to je měnit a ve změnách vidí cestu vpřed.

Také je důležité zmínit, že implementace ERP zabere klíčovým uživatelům cca ½–¾ pracovního času (v závislosti na fázi projektu). Myslete proto na to, že váš interní implementační tým se nebude moct soustředit na své dosavadní úkoly. Ze zkušenosti víme, že čím více se mohou klíčoví uživatelé věnovat výběru a implementaci ERP, tím spíš akce skončí úspěchem.

„Počet klíčových uživatelů se bude lišit podle velikosti projektu. Zlatým středem bývá tým 5 až 10 lidí, kteří jsou tahouny implementace a vlastně i digitalizace celé firmy. U velkých projektů dává smysl mít nižší desítky klíčových uživatelů. Pokud by implementaci měli na starosti pouze jeden nebo dva lidé, hrozí, že se už během implementace ‚utaví‘ a celý projekt skončí nezdarem. Naopak více členů týmu komplikuje vzájemnou komunikaci a často také přináší nepřehlednost v kompetencích.“

Procesy

Podnikový informační systém má podpořit vaše procesy, případně některé z nich zjednodušit a posunout na novou úroveň. Nicméně pokud je nyní nemáte standardizované a zažité (a to zejména u klíčových uživatelů), přidává to projektu další komplexitu navíc. Ta přichází i v případě, pokud má být součástí projektu standardizace procesů napříč více lokalitami. Proč procesům věnovat takovou pozornost?

• Už jen samotné popsání a sjednocení procesů pomůže zvýšit vaši efektivitu. Nezřídka se stane, že firmy v tomto kroku objeví způsoby, jak postupy zjednodušit, a jejich sepsání vám navíc usnadní záskoky nebo nábor nových lidí.
• Určitá systemizace firmy je také podmínkou pro zavedení ERP, a proto vám přehled o procesech ušetří spoustu času i nákladů při implementaci.

Řízení změn

Nový systém s sebou přinese také spoustu změn. Lidé, kteří byli zvyklí roky dělat věci nějak, se budou muset naučit novým postupům, což je často spojeno s určitou rezistencí. Je proto důležité myslet i na change management.

Zde vám opět pomůžou hlavní důvody, proč ERP zavádíte, které budou pro spoustu lidí motivací. Nehledě na to, že v konečném důsledku by jim nový software měl usnadnit práci. Navíc pokud budou vaši kolegové ochotní účastnit se výběru a testování nového ERP, zvyšujete šanci na úspěch implementace a na to, že systém bude reflektovat vaše potřeby.

Výběr implementačního partnera vlastními silami vs. s poradcem

Pokud vybíráte ERP řešení (jako většina firem) jednou za deset a více let a nemáte zkušený interní tým, vyplatí se při výběru dodavatele řešení uvažovat o spolupráci s externí poradenskou firmou. To sice zvyšuje cenu celého projektu, ale přináší nezávislé znalosti a zkušenosti z jiných firem i oborů. Poradci vám navíc mohou pomoci s dalšími přidruženými oblastmi (např. procesy), připraví zadávací dokumentaci a provedou vás celým procesem rychleji, snáz a s jistějším výsledkem.