Automatizácia procesov v spoločnosti KOMTERM
Spoločnosť KOMTERM založil Milan Jelínek v roku 1990 s dvoma zamestnancami. Dnes firmu s 300 ľuďmi vedie druhá generácia zakladateľov. Spoločnosť so sídlom v areáli TATRA prevádzkuje 450 tepelných zdrojov a radí sa medzi najväčšie rodinné firmy v ČR zaoberajúce sa energetikou.
Ako rástol KOMTERM, rástli aj požiadavky na podnikový systém. Tomu pôvodnému navyše končila podpora. Ponúkal sa upgrade súčasného ERP, alebo zavedenie úplne nového systému. Vedenie spoločnosti sa nakoniec rozhodlo pre implementáciu systému IFS, ktorý ponúkal možnosť využívania vo viacerých spoločnostiach skupiny (tzv. multi-company) a napojenie na špecializovaný systém eSADA.
Výzva: Špecifické požiadavky energetického odvetvia
Ročné vyúčtovanie, ktoré KOMTERM spracováva pre svojich zákazníkov, je veľmi náročným procesom. Zákazník sa preto rozhodol implementáciu odložiť do chvíle, kým bude vyúčtovanie spracované. Tento čas sme využili na návrh rámcového riešenia a tvorbu špecifikácií pre prepojenie so systémom eSADA a aj špecifikácií procesov jedinečných v energetike. Vďaka našim skúsenostiam v tomto odbore sme pre KOMTERM pripravili ako špeciálny „energy extension“, tak aj všetky tlačové výstupy pre zákazníkov (zálohové faktúry, daňové doklady, vyúčtovacie faktúry, atď.).
Riešenie: Dodržanie termínu spustenia ostrej prevádzky aj napriek oneskoreniu implementácie
Aj napriek všetkej príprave došlo pri implementácii k oneskoreniu. Podarilo sa nám však dodržať termín spustenia ostrej prevádzky, a to vrátane testovania a zaškolenia koncových používateľov. Celá implementácia nakoniec trvala menej než rok.
„V presale fáze projektu sa vždy snažíme o čo najpresnejšiu analýzu a odhad prácnosti. Pri špecifickom nástroji, akým je eSADA, sme však dostatočne nezohľadnili variabilitu a komplexnosť integrácie. To následne viedlo k navýšeniu prácnosti programových úprav a testovania prenosu dát medzi IFS a eSADOU v prvých mesiacoch ostrej prevádzky. Go live projektu sa nám však podarilo dodržať podľa plánu,“ dodáva k implementácii Ing. Pavel Štancl, projektový manažér z InfoConsulting Czech.
Výsledok: Úspora času a automatizácia procesov
Po stabilizácii ostrej prevádzky sa začali prejavovať kvality novo nasadeného systému. Koncoví používatelia začali vnímať výraznú úsporu času aj automatizáciu procesov. Systém je tiež podľa nich prehľadnejší a postupy v ňom jednoduchšie, na čo neboli z predchádzajúceho systému zvyknutí.
„Najvýznamnejší prínos ERP systému IFS vidím v zjednodušení medzi-firemnej fakturácie, ktorá mojim kolegom výrazne ušetrila čas – môžu sa tak viac venovať core businessu. Oceňujeme skúsenosti a prístup nášho implementačného partnera InfoConsulting, ktorý nám pomohol implementovať celosvetovo overený nástroj pre naše potreby,“ opisuje Petr Burian, CFO KOMTERM.
Plány do budúcna: Vylepšenie tlačových výstupov a rozšírenie funkcionalít
V ďalšej fáze projektu zákazník plánuje vylepšiť tlačové výstupy pre svojich zákazníkov. Sľubuje si od nich väčšiu spokojnosť, ale predovšetkým jednoduchšiu orientáciu vo vývoji spotreby energií a detailnejší rozpis spotreby odberného miesta.
Ďalším krokom by malo byť rozšírenie tzv. energy extension – funkcionality vyvinutej špeciálne pre energetiku, ktorá automatizuje procesy spracovávajúce veľký objem dát. Cieľom je lepšie spracovanie zálohových platieb, preplatkov, párovanie na banku aj automatizácia dokladov.
Implementované riešenia
- IFS Lobby
- IFS Nákup
- IFS Financie
- IFS Predaj
- IFS Sklady
- IFS Konfiguračné nástroje
O spoločnosti KOMTERM
V 90. rokoch, keď sa novo formovaná republika len učila podnikať a tvoriť vlastnú cestu, vznikla myšlienka vybudovať modernú energetickú spoločnosť, ktorá bude stáť na profesionalite, technickej vyspelosti a zodpovednosti voči zákazníkom aj životnému prostrediu. KOMTERM sa od svojho začiatku zameral na komplexné riešenia v oblasti teplárenstva a energetiky – a čoskoro sa stal jedným z priekopníkov v odbore.
Vďaka pevnému vedeniu, dôrazu na inovácie a hlbokej znalosti energetického prostredia dokázal Milan Jelínek so svojím tímom premeniť KOMTERM na rešpektovanú firmu, ktorá dnes zabezpečuje energetické služby pre tisíce domácností, miest aj firiem po celej Českej republike a na Slovensku.